Home
Contact
LinkedIn Facebook twitter
Nieuws: Lastige collega's in een vergadering, hoe bereik je toch je doel?
Datum: 2014, 23 March

Met sommige mensen is het leuk vergaderen. Ze zijn positief, leveren goede en beknopte bijdragen, stimuleren anderen en helpen de vergadering effectief en snel te laten verlopen. En dan heb je nog de rest....

Sommigen kleineren je ideeën, domineren de vergadering het liefst, houden wellicht nooit hun mond of leveren bijdragen die nergens toe leiden. De rol van de voorzitter in de vergadering is hier overigens cruciaal. De voorzitter zou moeten zorgen dat problemen onder controle zijn en dat alle deelnemers voldoende ruimte hebben of krijgen om ideeën te geven. Daar waar "vervelende" opmerkingen worden gemaakt, zorgt de voorzitter met bijvoorbeeld een opmerking als "laten we niet te persoonlijk worden" of "zullen we doorgaan naar het volgende onderwerp op de agenda" of "dat is goede krtiek, maar welke goede punten uit dit voorstel spreken je aan" voor een goede voortgang en effectieve vergadering. Wat kun je nou zelf doen om hier effectief mee om te gaan?

We onderscheiden eigenlijk 3 "lastige" types:

1. De kletskous

Deze deelnemer (laten we hem Ben noemen) kan vooral de vergadering onnodig lang laten duren. De voorzitter kan hier het heft in handen nemen door Ben kort te houden, maar als dat niet lukt, kun je wel helpen.

De truc is simpel: Ga niet voor de auto staan; neem gewoon het stuur over. Als Ben maar door blijft zeuren over de technische complicaties van een interne verhuizing (en ofwel alle belangrijke punten zijn al genoemd, of er lijken geen argumenten te komen), kun jij een opmerking aangrijpen als aanknopingspunt en zeggen: Dat is een goed punt . En ik heb wat cijfers gevonden die onderbouwen wat Ben zegt.... Dan heb jij het stuur overgenomen en kun je het agendapunt kort maar krachtig afsluiten.

2. De pessimist

Als iemand zegt: "Dat wordt niks", is dat zowel heel frustrerend als niet-opbouwend. Aan de andere kant zorgen pessimisten er vaak voor dat de groep geen of minder fouten maakt. Het kan jouw frustratie wegnemen als je dat erkent. Het is belangrijk deze personen diplomatiek aan te pakken, om te voorkomen dat je mensen "op tenen trapt" en daarmee ook de postieve kant van deze deelnemer niet meer kunt benutten. Als een pessimist (we noemen hem Dirk) een negatieve mening uit, vraag dan om deze mening specifiek te maken. Waarom wordt het niks Dirk? Check of het een inschatting is, of dat dit op feiten gebaseerd is. Dwing Dirk specifiek te zijn welk onderdeel van het project problemen op kan leveren en waarom. Vraag vervolgens hoe Dirk het probleem op zou pakken. Laat hem ook nu heel specifiek zijn. Belangrijk is om hier geen genoegen te nemen met bijvoorbeeld "geen idee, ik vind het gewoon tijdverspilling". Zo zorg je ervoor dat je én de risico's goed in kaart brengt én Dirk erkenning geeft indien er goede argumenten boven komen. Indien niet, maak je het hier de pessimist ook lastiger mee om een volgende keer "alleen maar commentaar" te leveren.

3. Het dominante type

Deze deelnemers nemen gewoon de hele vergadering over, zonder dat iemand er nog een speld tussen kan krijgen. Ze kunnen vriendelijk en uitbundig zijn, maar zeker ook agressief worden als ze het gevoel krijgen dat iemand ze het zwijgen oplegt. De beste persoon om het dominante type (we noemen haar Anna) onder de duim te houden is de voorzitter, maar ook hier kun jij een handje helpen. Als Anna haar best doet om te intimideren, hanteer dan de tactiek van de kapotte grammofoonplaat. Blijf jezelf gewoon herhalen. Word niet boos of kortaf, herhaal gewoon dezelfde woorden. Bijvoorbeeld: "Het spijt me Anna, ik ben het er niet mee eens dat dit het beste alternatief is". Je toont hiermee respect en standvastigheid aan.

 

Meer weten over effectief vergaderen en wat dit je op kan leveren? Kijk eens op www.philipsebusinessschool.com en schrijf je in voor een workshop!



Terug naar Nieuws
Inloggen / Registreren
cumula.PNG

Plantronics-logo.jpg

CCMA-logo.jpg

Supervisorweb copyright 2009. Alle rechten voorbehouden. Lees voor gebruik graag de disclaimer en het privacy reglement.
Supervised by Webspace Design